各单位、部门：
根据学校档案管理工作的安排，现启动2025年度文件材料的归档工作。请各归档单位、部门按照本校档案管理办法的规定，按时整理、移交该年度各类应归档材料。现将相关工作事宜通知如下：
一、归档范围
1. 各单位在2025年度工作活动中产生的具有保存价值的各类材料均应归档，包括纸质文件材料、照片、音频、视频、电子文件及实物。具体范围请参照《档案归档范围和保管期的规定》（https://dag.zwu.edu.cn/业务指导中获取）。
2. 2025年之前形成的应归档但尚未归档的文件材料。
3. 学校重大事项、重要活动形成的成套材料，在活动结束后及时整理向档案馆移交。
二、归档要求
1. 各单位应对归档工作给予高度重视，做到应归尽归，确保归档文件材料齐全完整、真实准确。
2. 归档的纸质文件材料须为原件，用纸规范，书写、打印、用印清晰，责任者与成文时间注明。对应的电子文档，同步上传到档案管理系统。
3. 归档的声像材料应图像清晰、音质良好，形成后及时在档案管理系统中著录、上传，并附上文字说明（时间、地点、人物、事由、背景）。
4. 归档的实物应干净整洁，注明名称及来源，并填写《实物类档案移交目录》（附件1）。
5. 电子收文确保来源可靠、要素合规，采用在线或离线方式归档。
三、归档流程及时间
1. 各单位部门档案员负责做好归档文件材料的整理、著录及移交，档案馆对移交的材料进行验收，不符合要求的需退回归档单位，直至验收合格方可办理移交手续。
2. 归档单位移交时，需打印《案卷移交目录》一式两份，经交接双方签字后即完成了档案移交。
3. 请于6月30日前移交2025年度的归档文件材料。
为做好2025年度文件材料的归档工作，档案馆将提供及时的指导与服务。
纸质、实物档案联系人：章 芝 电话：88222277（2277）
声像档案联系人：王方平 电话：88223163（3163）
档案馆
2026年3月30日