浙江万里学院行政公文办理办法

来源:系统管理员发稿时间:2015-04-08浏览次数:45

第一章 总则

      第一条 为使学校行政公文(以下简称“公文”)处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据国务院《国家行政机关公文处理办法》( 国发〔2000〕23号文件)和省政府贯彻《国家行政机关公文处理办法》的意见精神。结合我校实际,制定本办法。      第二条 公文是学校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是传达上级的方针、政策,发布学校行政规章制度,施行行政措施,请示和答复问题,指导、布置和洽商工作,报告情况,交流经验的重要工具。
      第三条 院长办公室(简称院办)是公文处理的管理机构,主管学校公文处理并负责指导学校各单位、部门的公文处理工作;学校公文由院办统一收发、分办、传递、用印、发送,由综合档案室统一立卷、归档、销毁。
      第四条 公文处理必须贯彻“党政分开”的原则,严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,做到及时、准确、安全;逐步改善公文办理手段,努力提高公文处理工作的效率和质量;行文要少而精,注重效用。  

第二章 学校行政公文种类

      第五条 学校印发的行政公文类别主要包括:
          1.浙江万里学院文件。限于处理关系学校全局的比较重大的问题和依照上级规定必须以浙江万里学院名义发文的事项,主要有:(1)发布学校行政规章制度,如规定、条例、办法、细则等;(2)宣布施行重大强制性行政措施、对重要事项或工作作出安排、奖惩教职员工和学生,如决定、意见等;(3)向上级领导机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问,即报告;(4)向上级领导机关请求指示、批准,即请示;(5)批转各职能部门涉及全校的重要工作的公文,转发上级和不相隶属机关的公文,传达、宣布要求各单位(部门)办理、周知或共同执行的行政事项,任免或聘用专业技术职务和行政干部,建立或撤销行政单位、行政职能部门、行政工作的校级委员会和领导小组等机构,聘任、调整校级委员会和领导小组成员,即通知;(6)答复各单位(部门)的请示事项,即批复。浙江万里学院文件中用于工资、职称、人事任免等,编“浙万院人”;用于教学、科研、设备、图书等,编“浙万院教”;用于学生奖惩等,编“浙万院学”;其余编“浙万院”。
          2.浙江万里学院公函。适用于与不相隶属政府机关及其它外单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,就某一方面工作向政府有关主管部门申请批准等,编“浙万院函”。
          3.浙江万里学院院长办公室文件。限于对校内各单位、部门发文,主要用于传达校行政领导议定的工作意见,宣布、安排、布置常规的行政事务性工作事项,编“浙万院办”
          4.浙江万里学院院长办公会议纪要。适用于记载和传达院长办公会议情况和议定事项。
      第六条 学校行政公文种类的增减和内容的划分由院长办公会议研究决定,上述浙江万里学院文件、浙江万里学院公函、浙江万里学院院长办公室文件和浙江万里学院院长办公会议纪要以红色印制文头。
      第七条 各校级委员会、领导小组需要印发会议纪要、工作安排通知等,一般由其办事机构所在的职能部门落款和代章并印制、分发,不印文头、不编字号;无明确办事机构的职能部门的行政事务,由院办办理;确属重要事项的,按规定程序由学校或院办发文。

第三章 学校行政公文格式

      第八条 公文一般由文头、文件主体、抄送栏、附件等组成。文头包括发文机关和文件种类、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等;文件主体包括标题、主送机关、正文、页序号、附件表、成文时间、印章、主题词等,上下分别以横线与文头和抄送栏相划分;抄送拦包括抄送机关(个人)、印发机关和时间等。具体规定如下:
          (1)与校外单位联合行文,主办单位排列在前。
          (2)公文按保密程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“普通”4种,即4个密级;前三种在首页左上方注明密级和份数序号。
          (3)紧急公文在密级下方分别标明“特急”、“急件”。
          (4)发文字号包括机关代字、年份、序号,与校外单位联合行文,要标明各单位字号;发文机关应当写全称或规范化简称。
          (5)上报公文在首页横线右上方注明签发人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
          (6)公文标题要简明扼要,概括公文的主要内容;一般应当标明发文机关,准确标明公文类别;除法规、规章、批转和转发的公文标题加书名号外,一般不用标点符号。
          (7)公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前按序标列附件标题。
          (8)成文时间以公文签发人签字日期为准;与校外单位联合行文,以最后签发单位签发人签字日期为准。
          (9)公文除会议纪要外,须加盖发文机关印章;与校外单位联合行文,由主办单位加盖印章或各单位均落款并加盖印章。
          (10)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
      第九条 公文使用国家语言文字工作委员会颁布的规范化汉字,使用国家法定计量单位;文字从左至右横写、横排,一般独字不占行,数字、年份不能回行。
      第十条 公文中的数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字;公文层次一般不超过5-6层,层序数依次为“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”等,规章制度中依次为章、节、条、款等。
      第十一条 印制的公文中,标题使用2号小标宋体字,正文内容、落款、成文时间均使用3号仿宋体字。
      第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)。其中文字覆盖面长225mm、宽156mm,左侧距纸张左边缘25-35mm;印章边缘不超出文字覆盖面。公文有2页以上时在左上角或左侧装订。张贴公文用纸大小根据实际需要确定。

第四章 学校行政公文主题词

      第十三条 公文主题词是体现公文主题特征及其归属类别的词语,是在实践中总结出来经过规范化处理的,能为计算机所识别的词语。为了适应办公自动化的需要,做好运用计算机管理公文的基础工作,公文应当标用主题词。
      第十四条 学校已经从2001年9月1日起试行对公文标用主题词,今后根据《国务院公文主题词表》、《浙江省人民政府公文主题词表》和《宁波市人民政府公文主题词表》,结合学校公文办理情况,制订、定期修订和公布《浙江万里学院行政公文主题词表》,由院长办公室负责管理和解释。该表“主表”为国家、省、市政府主题词表;“补充表”为学校按照“严格控制,确实必需”的原则自行制订的专用主题词表,一般只在“类属词”这一层次上根据学校行政工作的不同方面细化补充;每个主题词一般为2-4个汉字。
      第十五条 主送、抄送上级政府及其部门的公文,只能使用相应各级政府的主题词表(即“主表”)和标用办法;学校内部发布的公文可使用“补充表”,一般可省去类别词。公文主题词由拟稿人拟定、院办核稿人审核,签发人审定。
      第十六条 主题词标在文件末尾抄送栏之上“主题词:”之后,整行顶格,每个主题词之间空一格。主题词要尽量准确表达文件内容,在词表中找不到准确反映文件主题内容的类属词时,可按“宜宽不宜窄”的原则标用适当的类别词,或用宋体字标用试用主题词。
      第十七条 每份文件一般只标用3-5个主题词,先标类别词,后标类属词;先标反映文件内容的词,后标反映文件形式的词;对个别有两个以上主题内容的文件,先集中对一个主题进行标注。

第五章 行文规则

      第十八条 公文的行文关系应根据学校隶属关系和职权范围确定,可向上级政府和其主管部门行文,可向校内各单位和部门行文,一般不得越级向上和向下行文;因特殊情况必须越级行文时,应当抄送被越过的机关;确有必要时可与同级政府、政府部门、单位、团体等联合行文。
      第十九条 “请示”与“报告”要分别行文。“请示”一般一文一事,一般只写一个主送机关并由其答复,可用抄送形式送其他机关,不得同时抄送下级机关;除上级领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送上级领导个人,可用抄送形式由上级领导的公文处理机关报送;“报告”中不得夹带请示事项。
      第二十条 公文为规章制度的,在正文末尾或附则中要说明负责执行和解释的职能部门或单位,说明开始执(试)行期限,说明需同时废止的公文或条款;初次制订的规章制度,标题中类别(规定、条例、办法、细则等)前可加“暂行”或“试行”,暂行规章制度可随时废止,试行规章制度在到期时修订或废止。
      第二十一条 上级来文要求学校贯彻执行的,根据涉及的范围大小,可采取下列方式之一传达、贯彻、执行:送有关部门传阅;原文复印至有关部门;原文翻印发送;学校发布实施意见并附原文;学校制订和发布实施细则、办法等并附原文;在相应范围内召开会议传达。

第六章 发文办理工作

      第二十二条 学校公文的发文程序一般为:拟稿、会签、审核、复核、签发、编号、打印、校对、缮印、用印、登记、分发、归卷,上述所有程序不得颠倒。
      第二十三条 学校公文由有关的行政职能部门或院长办公室拟稿。草拟公文要做到:
          1.符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的规定,要切实可行,并加以说明。
          2.公文内容要求情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、直述不曲、字词规范、条理清楚、标点正确、篇幅力求简短。
          3.人名、地名、数字、引文准确,引文应先引标题,后引发文字号,日期应写明年、月、日。
          4.使用简称要先用全称并注明简称,使用标准文稿纸、钢笔或毛笔、蓝黑或黑墨水、在装订线内书写,并在《浙江万里学院文件签发单》上填写标题、附件标题、拟稿人和日期,由拟稿部门负责人按公文规范进行全面审核、建议发送范围并签署姓名、日期,内容涉及其他职能部门的,由拟稿部门负责人与有关部门负责人协商、会签后送院长办公室;经协商仍有不同意见的,应在会签栏中如实反映,由院办或校行政领导协调。送院办的时间一般应比要求发文的时间提前3个工作日以上。
      第二十四条 院办除对公文规范进行全面复核外,主要审核发文的必要性、是否符合国家法律、法规及有关规定、与学校总体工作和现行规章制度有无冲突或重复、会签部门是否遗漏、发送范围是否正确等并对不一致的会签意见进行协调,对不符合规范的公文退回拟稿部门修改。短文和急件在1天内、长文或需要其他部门会签的文稿一般在2天内复核完毕,院办主任签署姓名、日期。
      第二十五条 “浙万院”、“浙万院人”、“浙万院学”、“浙万院教”公文由院办审核后转呈院长或分管的副院长签发,其中重要的、涉及面广的、上报的公文由院长签发,“浙万院学”公文中涉及学生处分的按权限规定签发;院长办公会议纪要由主持会议的院长或副院长签发;“浙万院办”公文一般由院办主任签发,其中内容重要、涉及面广、文内注明经院行政领导同意的,须由有关院行政领导签发。
      第二十六条 为了保持学校公文的严肃性和权威性,并充分发挥职能部门的作用,要尽量减少学院和院办发文;各职能部门的经办人和负责人要严格把关,凡可发可不发的文件应建议不发,可由各职能部门自行发文通知或能以其它形式发文的不以学院和院办名义发文,可由院办发文的不以学院名义发文。
      第二十七条 签发人代表学校对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任;签发公文一律用钢笔或毛笔并署全名和年月日;公文未经院办复核直接送院长签发的,院长或副院长不予受理。
      第二十八条 经签发的公文由院办编号,及时打印出文稿清样并由拟稿部门校对,校对人须签字;为提高工作效率,凡已配置微机的部门,作为拟稿部门时应同时承担公文微机录入工作,送打印文稿清样和软盘至院办。
      第二十九条 院办文印室按文件签发单规定的份数印制、装订,公文经院办加盖学院或院办印章后方可生效,盖印须以领导人的签字为依据,院办按公文签发单所列的发送范围发放,登记发送范围、发送人和日期;上报文件除按上级要求的份数报送外,一般主送机关送一式5份,抄送者1份;公文要1式3份与文稿签发单、公文原稿一同归档。
      第三十条 院长办公会议纪要由院办根据会议记录整理,会议主持人签发,印送院长办公会议成员和院办、党办,并根据需要分发有关单位和部门。

第七章 收文办理工作

      第三十二条 外来公文一般按签收、启封、登记、阅批、传递、办理(包括阅读、拟办、批办、承办、催办、注办)、回收的程序处理。
      第三十三条 凡发送浙江万里学院、浙江万里学院院长办公室的公文,统一由学校办公室专人签收和启封,其他人不得启封;启封后要对信封上的文号与信内的文件逐一核对,发现缺文、缺页、损毁等情况要及时与发文机关联系补发;上级政府及其部门召开会议所发的公文,除明确发给与会人员的公文外,参加会议的我校人员必须在会后及时、全部将公文原件交院办接收;学校各单位、部门直接收到的上级政府及其部门的公文,除仅与该单位、部门具体业务工作有关的公文外,必须及时、全部将公文原件交院办接收。
      第三十四条 院办必须在收文当天登记所收公文,加盖收文专用章,填写收文编号和收文日期,录入收文管理数据库,在首页加贴“文件轮阅单”,并于收文当天或次日送院办主任阅批。
      第三十五条 院办主任阅批时须按公文内容确定其属办件或阅件,办件对校领导签“阅示”、对承办单位(部门)签“阅办”并提出拟办意见,阅件签“阅”;须按公文的内容和校领导的工作分工确定送阅领导,一般情况下省、市政府及其办公厅以上机关发布的公文要送所有校领导阅(示);须按公文的密级、内容和学校各单位(部门)的职责范围确定其传阅范围和承办(包过主办和协办)单位(部门);须按公文的要求注明阅批日期;一般在2天内阅批完毕,短文当天阅批,急件随到随批。
      第三十六条 公文按院办主任阅批意见传递,一般先送院领导,后送有关单位(部门);先送分管有关工作的院领导,后送其他领导;先送承办单位(部门);急件在送院领导阅批的同时将复印件送承办单位(部门);密件(包括绝密、机密、秘密公文)、急件、普通件分别使用不同的文件夹传递,不得混传。
      第三十七条 院领导应对办件签署指示,即批办;承办单位(部门)要根据院领导的指示签署承办意见并抓紧办理,不得延误、推诿,其中主办单位(部门)要主动与协办单位(部门)协商办理,对不属于本单位(部门)职责范围或不适宜由本单位办理的,应迅速退回院办并注明理由;院办要根据批办和承办意见催办有关事项并记录催办情况,紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办;承办单位(部门)要注办公文事项的办理情况;按公文要求须上报的材料要经院办主任送批办领导审阅同意签字后方可加盖院印、上报存档,上报材料随办毕公文存档;所有阅文者必须用黑墨水笔签字并注明阅文日期。
      第三十八条 各单位(部门)接收传阅公文时要签字,阅毕负责归还并办理注销手续;传阅公文力求迅速,每位领导和每个单位(部门)传阅公文停留时间一般不超过3天,超过者由院办责成单位(部门)收回;各单位(部门)不得向其他单位(部门)自行传递或外借公文,不得毁损、污损公文,不得自行复印公文,需利用已传阅完毕的当年公文和已归档的往年公文,须分别向院办或综合档案室办理借阅手续,确需长期使用者,须经院办主任按保密工作的有关规定签字同意后方可复印,并注明复印份数、保存者和日期,绝密公文和密码电报不得复印;校办须随时掌握公文传递情况,一般在15天内传递、办理完毕,急件按公文要求的时间办理完毕。

第八章 附则

      第三十九条 本办法由院长办公室负责解释和组织执行。
      第四十条 本办法自2002年1月1日起试行。原《浙江万里学院公文处理暂行规定》同时废止。
      附件:
          1.《浙江万里学院公文发文办理流程图》
          2.《浙江万里学院公文收文办理流程图》
          3.《浙江万里学院文件签发单》
          4.《行政公文主题词表》